Wywiad dla czasopisma Kancelaria

Dlaczego dla wspólników kancelarii tak ważny jest wygląd biura? Co wystrój wnętrza ma komunikować?

Wnętrze jest elementem budującym markę, która ważna jest dla każdej, chcącej wyróżnić się na rynku firmy, także kancelarii. W przypadku wnętrza kancelarii wystrój powinien komunikować solidność i fachowość, ale niekoniecznie ciągłe tkwienie w zamierzchłych czasach. Stąd też, wśród bardziej nowoczesnych, idących z postępem czasu kancelarii, preferowane są style klasycznie proste lub minimalistyczne.

W przypadku kancelarii, którą ostatnio projektowaliśmy, wspólnie wybraliśmy styl nawiązujący do Art Deco – prostego, eleganckiego stylu z pogranicza historii i współczesności, który jednocześnie kojarzy się z Gdynią, gdzie zlokalizowana jest kancelaria.

Co jest najważniejsze przy projektowaniu biura? Na co zwraca się największą uwagę (funkcjonalność, koszty, moda, styl)?

Przy projektowaniu biura, kancelarii, czy innego wnętrza "biznesowego" pamiętamy o tym, że inwestor realizuje pewien projekt z określonym celem biznesowym. W tym kontekście aranżacja wnętrz jest tylko narzędziem do uzyskania celu - nie zaś celem samym w sobie.

Projektując biuro, mamy więc na uwadze potrzeby biznesowe Klienta, określony przez niego budżet i zakres projektu oraz czas realizacji. W samej aranżacji na pierwszym miejscu stawiamy funkcjonalność. Dopiero po opracowaniu satysfakcjonującej Klienta technologii, „ubieramy” całość w odpowiednie materiały i dodatki, pilnując, aby całość współgrała z wizerunkiem firmy. W przypadku kancelarii najmniej istotnym elementem jest moda, co z kolei jest bardzo ważne w takich wnętrzach jak sklepy.

Jakie oczekiwania są stawiane architektom?

Wymagający i bardzo zajęci swoją pracą Klienci, jakimi niewątpliwie są wspólnicy kancelarii, oczekują od architekta przede wszystkim profesjonalizmu i jak najsprawniejszego przeprowadzenia procesu projektowego, przy jak najmniejszej ilości spotkań i czasu poświęcanego przez nich na wszelkie ustalenia związanie z projektem, a następnie - jego realizacją.

Klienci oczekują, aby dokumentacja projektowa umożliwiła szczegółowe określenie kosztu i czasu trwania inwestycji, przeprowadzenie konkursu ofert wykonawców oraz zaangażowanie dowolnego wykonawcy do realizacji inwestycji. Takie wymogi może spełnić tylko bardzo dokładna, wielobranżowa dokumentacja wykonawcza, zawierająca szczegółowe kosztorysy inwestorskie.

Jednocześnie Klienci chętnie angażują architekta do prowadzenia całej inwestycji związanej z realizacją projektu, co wiąże się z przeprowadzeniem konkursu ofert lub przetargu na wyłonienie wykonawcy oraz pełnieniem nadzoru inwestorskiego.

Czy architekt ma wolną rękę przy projektowaniu? Czy kancelarie raczej narzucają sztywne ramy?

Klient, który zamierza wydać pieniądze na aranżację wnętrz, raczej nastawiony jest na to, że to projektant będzie proponował najlepsze rozwiązania projektowe, a inwestor je akceptował lub też sprawnie podejmował decyzje w przypadku propozycji wariantowych. W przeciwnym razie zatrudnianie projektantów nie ma sensu. Oczywiście współpraca pomiędzy Klientem a projektantem jest konieczna, podobnie jak wyznaczenie realnych ram budżetowych i oczekiwań. Wspólnicy kancelarii gdyńskiej, którą ostatnio projektowaliśmy, polegali na naszym profesjonalizmie i pomagali nam sprawnym podejmowaniem decyzji, natomiast kwestię pomysłów i rozwiązań w pełni zostawili nam – projektantom.

Czy kancelarie potrzebują innej aranżacji wnętrz niż firmy z innych branż? Czy mają swoją specyfikę?

Każda branża ma swoją specyfikę i w każdej istnieje rywalizacja. Właśnie z tego względu kancelarie potrzebują charakterystycznego dla danej firmy, specyficznego i wyróżniającego od konkurencji wnętrza. Kancelaria nie musi odróżniać się od sklepu czy biura turystycznego, gdyż one nie stanowią dla niej żadnej konkurencji. Powinna natomiast mieć swój jednoznaczny i spójny wizerunek, dzięki któremu będzie rozpoznawalna względem konkurencyjnych kancelarii. Jednym, ale nie jedynym, elementem tegoż wizerunku jest wnętrze, do którego przychodzi klient, i które powinno oddziaływać na wszystkie jego zmysły tak, aby jak najpełniej mógł zapamiętać firmę, a następnie odróżnić ją od innych z tej samej branży.

Nowym, proponowanym przez nas, sposobem odróżnienia się od konkurencji są tzw. loga zapachowe, czyli specjalnie dobrane zapachy komponujące się z marką firmy. Wyobraźmy sobie, że wchodzimy do wnętrza kancelarii, która chce uchodzić za sprawną, stabilną i godną zaufania i możemy dosłownie wyczuć tę unikalną atmosferę w powietrzu! Klient podświadomie zapamiętuje ten zapach i kojarzy go z danym miejscem i firmą. We wnętrzu konkurencyjnej kancelarii Klient może zobaczyć podobne meble i kolory, ale nie wyczuje już tego unikalnego zapachu i podświadomie będzie mu czegoś brakować.

Jakie style wybierają kancelarie (czy są to nowatorskie i nowoczesne aranżacje, czy też są kancelarie, które preferują tradycyjny styl dawnych, przedwojennych kancelarii)

Nie spotkaliśmy się jeszcze z kancelarią, która wybrałaby nowatorską, supermodną i nowoczesną aranżację, ale też i my takowej nie proponowaliśmy, gdyż uważamy, iż nie kojarzyłoby się to dobrze z ogólnie przyjętym i oczekiwanym wizerunkiem zawodu prawniczego. Wspólnicy kancelarii preferują proste, minimalistyczne lub bardziej klasyczne i historyzujące linie stylistyczne. Gustują w ciężkich, drewnianych meblach, które powszechnie kojarzą się z solidnością.

W ostatnich latach w USA obserwuje się pewien trend przy aranżacji biur dla kancelarii – odchodzi się od rozwiązań, gdzie na open space siedzą młodzi prawnicy, a zasłużeni senior associates zajmują miejsca w pokojach przy oknach; preferowane są natomiast rozwiązania sprzyjające pracy zespołowej (wówczas członkowie zespołów siedzą razem bez względu na stanowisko). Czy podobne zjawisko obserwują Pastwo w polskich kancelariach?

Jak dotychczas zauważyliśmy, iż wspólnikom kancelarii prawnych zależy na wydzielaniu pomieszczeń przeznaczonych dla maksymalnie trzech pracowników, gdyż w większym gronie trudno jest się skupić, a praca prawnicza takiego skupienia wymaga. Sami wspólnicy kancelarii pracują w jedno- lub dwuosobowych gabinetach. Dla celów spotkań zespołowych wykorzystywane są zaś sale konferencyjne. Nie zauważyliśmy więc tendencji do open space.

mgr inż. Arch. Magdalena Wojnicka
Dyrektor Kreatywny Biznes Design
www.biznesdesign.pl